有机会就写下来。例如，你有一些销售人员帮你推销产品，有一天你想调整产品价格，你必须以书面形式通知他们。因为手里有没有书面通知的区别是很大的。比如你的推销员们告诉潜在客户“我们下个月月初就要涨价，你应该现在就定下来”，或者对他们说“你看看，这是老板刚发给我的通知，上面说了我们将从7月1日开始涨价”，这两种说法肯定会产生不同效果。只要有可能，总是以书面形式展示给人们。如果你通过电话谈判，也可以发传真或电子邮件，以书面形式重申你口头表述过的信息。
酒店就是这样让客人们按时结账退房的。假日酒店一度因客人不在中午按时退房很伤脑筋，后来他们学会了利用印刷文字对人们的影响力，把打印的提示贴在客房门上。如今，大约97%的客人能准时退房，而且不会有任何问题，因为他们完全认可书面提示。
如果你卖的是高价商品，但没有专有软件来生成报价书，我建议你暂缓其他工作，赶紧订购一套这种软件。相信我，你签下的第一笔大单就能收回买软件的成本。很多年前，我正在澳大利亚巡回演讲，不幸的是我在加州的家中二楼着火了。回家后，我找来3家装修公司，让他们就我家房子的维修投标。他们中的两家公司的代表手写了投标文件。他们都出价2.4万美元左右。另一家公司递交了电脑生成的一份内容详尽、全面的标书。他们列出了每个具体的小项目，但出价是4.9万美元，是另外两家给出的费用的两倍多。我接受了出价最高的这家，因为打印的文本有一种魔力，它使得我对手写的出价缺乏信心。
人们相信白纸黑字的东西。这就是为什么我非常喜欢用演示活页夹。你和某人坐下来，你打开演示活页夹，上面写着：“我们公司是世界上最伟大的小部件制造商。”然后你翻开另一页，上面写着：“我们的工人是这个行业中最杰出的工匠。”你继续往下翻，能看到向对方展示的以往客户的溢美之词。对方会觉得这些都是可信的，即使他们知道这些资料不过是刚从文印店拿出来的。
这里的重点是什么？重点就是，由于人们不会质疑他们看到的书面内容，你应该总是以书面的形式体现你的提议。如果谈判目标包含期望对方满足你的一些要求，那么书面确认这些要求也是有帮助的。
印刷体单词对人有很大的影响力。大多数人都相信他们看到的白纸黑字的内容，而他们在听人说起同样的内容时却并不当真。电视真人秀《偷拍》剧组多年前就做过一个节目来证明这一点，你可能还记得在电视上看过这个节目。他们在特拉华州一个高尔夫球场旁边的路上竖起一块牌子，上面写着“特拉华关闭了”。节目主持人艾伦·丰特穿着租来的骑警制服站在指示牌旁边。按照节目设计，当有人询问时，他不能说话，只能示意人们看指示牌。接下来发生的事情让我倍感惊讶。开车过来的人们都紧急刹车，焦急地问：“它要关闭多久？我老婆孩子都在里面。”还有人问：“新泽西还开放吗？”