马丁·施米德勒跟他的团队成员找到了一种处理这个问题的方法。当他们需要他做决定时，他会给自己争取一些时间，告诉他们他第二天会给他们答复。大家一般对这个回答都没有疑问。“我就是这样确定想法的。”
由于内向者通常需要时间来处理信息，然后才能进行权衡，宜安排中间有时间间隔的两次会议来分别完成这两项工作。如果时间紧急，或者会议持续一天的话，延长中场休息，给大家留足不在会议桌的时间。这在总体上是个好主意，因为大脑的右半球负责创意和情感，与负责逻辑处理和逻辑思考的左半球是分开运转的，中场休息可以让我们均衡整个大脑的活动能力。
他说。
3. 将头脑风暴与决策制定分开
推动：三个策略提升会议质量
优秀的网球教练会采用各种各样的训练方法来提高选手的技能。团队领导者也会做同样的事情，除了其他练习，他们会针对内向者的偏好开展“右脑”策略。我们都很熟悉头脑风暴，有一种叫作“脑力记录法”的方法，是头脑风暴的变体，对内向者很有效果。把问题写在一张纸的最上方，下方空白处用来写解决方案。把这张纸在所有参会人员中挨个传递。第一个人在纸上写下他的想法，第二个人可以对此做补充，也可以写一个新的想法，或者两项都写。这样收集到的想法要比口头交流时的想法更有活力。大脑有时间思考，并且还能受到其他想法的刺激。可以查阅网站 www.aboutyouinc.com，寻找更多同时适用于内向者和外向者的头脑风暴技巧。
考虑以下三方面的推动策略来把你的会议提升到新的高度：（1）科技亦敌亦友；（2）参与其中；（3）参加讨论。
2. 使用创造性技巧来吸引成员参与
1.科技亦敌亦友
要有强制执行这些规则的意愿。我知道的一个团队制定了准时的基本规则。他们决定一旦会议开始就锁门。所有人都同意了，接下来的会议就锁上了门，毫不意外，有几名团队成员被锁在门外，而且很吃惊。以后的会议，他们都准时到场了！
在训练时，我的网球教练会带来橙色的锥形标志摆在场内，鼓励我们把球随意发到场内。但是到了比赛时，所有的道具都会撤掉，我们需要专注于比赛本身。科技就像标志锥一样，在会议时会严重分散注意力，不管是外向者还是内向者都会因此而分心。很多内向者都习惯于通过电子邮件、即时通讯、文字信息和社交网站来沟通，他们在会议上可能也会因为这些工具分散注意力。
·沉默——给我们留出时间整理各种想法
然而，也有人持反对意见。在一些组织中，员工不允许带笔记本电脑进入会议室。发表在《洛杉矶时报》（L.A. Times）上的一篇文章将这种方法称为“无上装”。在这篇文章中，爱狗者网站（Dogster Inc.）的联合创始人约翰·瓦尔斯（John Vars）认为带电脑进会议室“违背与他们想打造合作文化的初衷。就算人们只是做笔记，他们也无法做出自然的人类反应，表明他们正在聆听讲话者的发言。这会导致厌恶情绪……现在人们能够更好地沟通，会议流程也进展得更快。”一位客户告诉我，他的团队有一条电话会议“不能按静音键”的规则，这样可以避免参会人员处理多项任务，鼓励他们更多地投入会议。
·保密——会议室内的所有谈话内容不得外传
在会议中使用科技手段甚至会导致销售损失。我听说在一次电话会议中，在客户正在说话时，几个员工想到了一个好点子。他们决定暂时不听客户发言，自行讨论“他们的绝妙建议”，却不知道正在他们讨论时，那位客户提出了完全相同的点子。当他们回到电话会议中讲述他们的创新概念时，客户发现他们刚才完全没听他说话，这让他们非常尴尬，不得不拼命补救。
·提纲挈领式发言——专注主要观点
另一方面，科技可以成为会议的帮手。玛丽·奥尔（Mary Orr）是一家财富 500 强公司的营销经理，她跟我讲了她利用即时通讯的成功经验。她说，参会人员通常会互相发一条简短的即时信息或者短信，从而确保当他们向客户或者高级主管推介新点子时，彼此意见一致。这是一种“科技签到”。她和同事觉得这是保持联系、简化交流的一种很好的方法。
·禁用电脑——因为它会转移对会议的注意力
诸如网络会议、网络摄像头和虚拟教室等虚拟科技的发展促进了互动和视觉辅助的出现。这些服务具有高度互动性，因为它们考虑到了会议领导者们对即时反馈的需求。内向者使用这些科技手段时更加舒心，因为他们可以采用书面形式、以他们更适应的节奏来进行回复。另一方面，不需要与人接触的相对安全感可能会减少参与度和可见性。推动自己保持现场展示，每隔一定的时间提出一些问题，发表自己的看法，并且对这些虚拟会议中经常包含的在线调查做出回复。
·手机调成静音——振动也不允许
2. 参与其中
·表现出尊重——不在旁边随意说话，一次只允许一个人发言
内向者喜欢倾听和观察的特点在这里能够帮上忙。首先，你可以观察自己；你真的在认真参与，还是已经神游天外？是否某些成员支配了会议的言论走向？推动自己发言，并且引导他人参与讨论。毕竟召开会议的目的就是获得所有人的智慧结晶。如果你是会议领导者，你可以开始管理。表 8-2 列出了一些实用的推动策略，你可以尝试实践一下或者以参会人员的身份推荐给会议领导者。
·参与——既要开口，也要动脑
3. 参加讨论
本部分介绍了玩转会议游戏的几种展示方法：（1）设定基本规则；（2）使用创造性技巧来吸引成员参与；（3）将头脑风暴与决策制定分开。
就像前面例子提到的卡洛斯一样，推动还意味着不顾其他发言者的反对，说出自己的看法。准备好你的论据，在需要时插入谈话。以下是成功的内向型领导者分享的推动技巧，应对其他人发言过多的情况。
展示：玩转会议游戏
应对会议健谈者的技巧
电话会议呢？不要坐，要站着。是的，虽然人们看不到你，他们能从声音中听出你的状态。有研究证明，站着说话可以让声音更有活力，因为你的横膈膜会打开，而且会吸入更多氧气。另外提前进入会场。事先准备好参与领导者和其他成员在会议之前的闲聊。建立融洽关系对接下来的正式交换意见环节有极大的帮助，你的形象已经建立。接下来因为没有视觉提示，更重要的是利用你的声音和词汇在电话会议中表现优秀的沟通能力。
不要微笑或点头表示赞同，这只会助长谈话者继续长篇大论下去。要保持不做反应。
在现场会议中，明智选择你的座位。萤火虫便利化公司（Firefly Facilitation）的首席执行官金伯利·道格拉斯（Kimberly Douglas）建议你改变自己喜欢躲在角落里的习惯，坐在距离领导仅几个座位的地方。
不要因为沮丧与对方比谁的声音大。主动提出单独讨论或者等大家都冷静下来再讨论某个问题。
4.计划坐和站的位置
举手做出停止的手势，尤其是某个发言者持续不断说话时。然后说：“我想说几句。”
当你知道（1）你对会议的贡献，（2）会议期望的结果，以及（3）其他参会人员之后，你就可以制定你的策略和评论了。你还应该做好打算，在会议开始 5 分钟之内让别人听到你的首次发言。“表达你的意见”，因为等待的时间越久，你就会觉得它越重要，你会感觉你必须得说出一些豪言壮语或者完美见解才行。会议刚开始时，说句评论、提个问题，甚至是转述别人说过的话都要更容易一些，而且别人更会认为你做出了贡献。如果这个想法让你困扰，提前对着镜子练习发表见解。通过练习和保持专注，你一定会成功的。
如果被别人打断，向新闻节目分屏画面中的专家评论员学习。大声说：“我正在说话，希望你能听我说完我的想法。”
3. 表达你的意见
做好准备，自信地发表自己的评论。“看着他们的眼睛，”前进美国公司（Advance America）帮助中心运营主管特里纳·汤普森（Trina Thompson ）说，“如果你没准备好，他们能感觉得到。”
一位了解自己风格的内向者分享说：“我以前的一位上司是个外向者，我开创了一个相当不错的方法……在重要会议开始前，他会来我的办公室给我一份书面提案。然后他就会离开，并且说，‘我希望你看看这个。我 5 到 10 分钟之后再过来。’这个行动对我们双方都有很大帮助。他给我时间去独自研究这个问题，然后他再过来时，就可以自在地发表他的看法了。”
如果你在会上错过了发言机会，不要犹豫，会后单独找人谈话。特里纳发现“侧边栏也总比什么都没有强”。这样他们就会知道你能贡献想法，下次他们就会更愿意听你在会上发言，在会后咨询你的意见，因为他们知道你能贡献想法。
参加没有议程的会议，就像乘坐没有声纳装置的轮船出海，没有任何参照或方法来衡量进度。你们会原地转圈，因为你可能觉得推动会议进程不是你的职责。但是如果你珍惜自己的时间和职业发展，这其实就是你的职责。你可以“管理上司”，问团队领导要一份会议议程，这样你就可以更好地准备，为会议做出更大的贡献。你也可以主动申请准备议程，然后交给你的经理或团队领导审阅。这是主动承担职责的好方法，同时也能帮你在会议中更有自信地发表自己的见解。
练习：成为会议主题专家
2. 制定议程
想象这样的画面：你在参加会议，你的想法很受重视，人人都想让你去他们的团队。行动项目得到执行，项目得以推进。当公司内外的同事越来越多地关注你，你的职业发展将会受益良多。你被视为超人，因为你解放了大家，让他们不用再在会议上耗费精力，用节省出来的时间完成实际工作。你的公司因高效会议节省百万美元的成本支出。
你被要求参加会议的原因是什么？是出于习惯把你抄送在邀请名单上吗？如果是你的老板要你替他参加，你被授予决策权了吗？如果没有，那么你出席会议实际上会拖慢会议进度，因为还要等你的老板发话才能做决定。
这听起来像是白日梦吗？它是可能的，甚至会发生的，只要你愿意练习会议游戏技能（参见图 8-1）。
会议希望得到什么结果？是要向团队宣布一个决定，还是要团队接受一个决定？是要做出决定吗？目的是解决问题、提出想法、发泄感受，还是表彰成绩？如果没有通过这次会议要实现的清晰目标，那么就可以肯定这次会议一定会很低效，甚至无效。
你可以成为会议主题专家。大部分技术人员对主题专家这个概念并不陌生。因为组织内的大部分人似乎并不了解基本的会议管理原则，为什么不换个方式来开会呢？你可以制定议程、设定基本规则，采用我们已经讨论过的参与技巧。这些小的改变都能够带来很大的不同，可以让你们的会议加快进度。
1.了解目的
拿最近的客户雅尼娜来说吧。她经过多次的升职加薪之后，如今是一家大型无线电话供应商的 IT 主管。雅尼娜曾经和一群开会极其混乱的同事合作，有时候，人们甚至会在会上互相大吼。她没有参与大喊大叫，虽然她也有那个实力。雅尼娜感到很沮丧，因为她知道会议不应该让人筋疲力尽，她觉得必须采取行动。
会议“游戏”开始前
首先，雅尼娜与团队领导私下见面，建议他为下次会议制定一些基本规则。他同意了，并且取得了团队支持。雅尼娜告诉我，基本规则“一次只允许一个人发言”在列表中得到的投票数非常多。大家开始倾听彼此的想法。慢慢地，会议开始回到正轨。虽然他们对很多问题的看法还有分歧，基本原则帮他们解决了这些分歧。
成功的内向型领导者为人际交往制定策略。把会议看作游戏会对你有所帮助，不是那种“背地里的办公室政治”，而是像网球那样的游戏。当你参与竞赛性的体育运动时，你首先要了解游戏。你必须先观看几场比赛，参加课程，掌握包括如何记分在内的各种规则。在你逐渐熟练的过程中，你也会学习如何评估你的对手，并且制定相应的策略。你可能会想：“如果他们后方薄弱，我就要把球发到那里。”或者，“如果我发现他们在场地后半部分活动，我就要跑到球网附近。”这会让你成为一个强有力的参赛选手（在天生的能力基础上）。这与为一次会议做准备有相似之处。你需要在会议之前做的准备包括：（1）了解目的；（2）制定议程；（3）表达你的意见；（4）计划坐和站的位置。
准备：会议就像网球游戏
图 8-1 会议游戏练习
那么让我们来看看，作为一个内向型领导者，你该如何让你的会议产生效果。前面例子中提到的卡洛斯本可以利用 4P 法来奠定自己的地位。很多事他本可以用其他方式来处理。他本可以避免不知所措，在合适的时机插入他的评论，并且记下别人的一些观点，这样他的回答就会更加简洁、中肯又清晰。接下来我们将会介绍如何利用 4P 法来掌控会议。
作为进程的第二步，雅尼娜主动协调组织了一系列的互动培训项目，这样整个部门各个级别的人员都能聚到一起。她认为，时间和项目管理的主题培训可以帮助他们培养必要的技能。不过，最后她觉得最大的成功却是得到了一些机会，可以让大家在轻松愉快的气氛下展开讨论。
你在会议中的表现会促进或阻碍你的职业发展。在霍夫斯拉特大学进行的一场研究中，从五位经理中选出四位，让他们根据对方在会议中的表现互相评价。87% 的调查对象会基于一个人会议中的表现来衡量一个人的领导能力。这也会让个人受益，毕竟，谁想在一个无目标、无成果的会议上浪费时间呢？会开得有效果，组织才能受益。据估计，管理者有超过四分之一的工作时间都在开会，组织机构每年在没有成效的会议上的花费超过 600 亿美元！这真是对金钱和人力的极大浪费。
当这个曾经彼此充满敌意的团队尝试着齐心合力建成一座高塔时，我有幸协助组织了他们的第一次会议。团队成员有说有笑，我想，如果不是这位高效的内向型领导者推动自己改变了以往的工作风格，这一切都不会发生。
你是否曾经像卡洛斯一样在会议中像个隐形人？如果你是个内向者，沉默不语、感到害怕都很正常，尤其是周围全是外向者的情况下。当你的想法和付出没有得到认可时，你会蒙受以下损失：（1）你的贡献不被认可；（2）你的想法被别人抢先说出或者被别人操纵；（3）在别人眼中没有给团队增加价值。
不论从事什么类型的工作，你的身边都会有很多练习会议技巧的机会。考虑志愿者组织或体育运动组织中的机会，这样你就可以使用会议技巧。你还可以在家庭聚会中练习。罗伯托·瓦尔加斯（Roberto Vargas）在其著作《家庭行动主义》（Family Activism）中介绍了如何利用会议组织工具来增强家人之间的感情。一旦你成为会议高手，你不会再想回头的。
客户经理卡洛斯正在拨电话准备参加每周的电话会议。在最开始的寒暄阶段，他在心里给自己打气：这次会不一样的。参与电话会议的国际团队中有很多外向者，他经常觉得很难争取到领导对他的想法的关注，这次他下定决心要表达自己的想法。会议开始了，并按照议程迅速进行。轮到他进行工作汇报时，卡洛斯说得很流利，但是在讨论新营销计划的对话开始后，他发现自己由于过度准备反而不知从何说起了。等到他做好准备要开口时，其他人已经谈完这个问题了，卡洛斯失去了分享他在西部地区经验的机会。更糟糕的是，他还失去了被上司和同事注意到的机会。卡洛斯的目标是正确的，他的深思熟虑也是正确的，他的失败之处在于执行，没能及时站出来、鼓起勇气把他的想法说出来。