不管你是一个多么精通列清单的人，总有一些事是无法写在纸上的。例如，你得想清楚按照什么顺序逛商店：你想先把衣服送到干洗店，免得自己一直拎着要洗的衣服；你想最后买吃的，因为这些东西得赶紧放进冰箱；可邮局一会儿就要关门了，而且去药店取药要绕好大一圈路……这些是不可能在纸上进行计划的，却仍会占据你的思考空间。
延续上一条法则，无论我们如何描述大脑充斥着与日常计划、逻辑思维及待办事项相关的想法都不夸张。尽管你明白那些工作或项目需要充分的计划（读过上一条法则后你也会在纸上记录细节[1]），但人生并不仅限于此。
也许你在考虑周末时组装一个架子。你得思考自己需要多长的螺丝钉、去哪里买螺丝钉，也许你可以在车站接到妈妈后顺路去买？也许换一家店，你就可以一次性买到油漆和木材。但你需要在接到妈妈前去这家店……
打电话咨询银行、邀请其他人参加派对、帮助孩子准备新课程、变更电气供应商、策划聚餐、更新自己的简历，人生全是这些需要思考的事情。除非严重超负荷时，其他时候你几乎感受不到这些事情的影响，所以我们很容易低估这些事情会让人感到多么疲惫。事实上，这些“小事”绝不是小事，而且数量越多，精神上对人的消耗就越大。如果用电脑做类比的话，那么这些小事堆积如山，成为庞大的内存，也就是说，掌握的信息越多，运行效率就越低。
各种各样的想法都在争夺大脑空间，这会让你难以把精力集中在当下任务上。
大多数人都习惯在脑海中掂量、思考不同事件，可当我们负荷过重时，这会给我们带来巨大压力。你需要理解这个道理，只有这样才能更好地解决问题。如果未来变得忙碌，你需要清理那些小任务（或者留待日后解决），给自己留出一些时间和空间。你要明白，如果工作中的一个大项目正接近顶点，你还以为自己能在生活中的各种小事间保持完美平衡，这显然就是不合理的。给自己的大脑留出空白时间（看场电影、冥想、玩电脑游戏、坐在阳光下喝杯茶、和狗一起玩闹），帮助自己应对压力。
每天我都会清理电子邮件。我只会在收件箱中留下需要回应的邮件，“已发邮件”里只保留需要等待对方做出回应的邮件。一旦对方回复，我就会归档相应邮件。我敢肯定，有些人肯定觉得这么做是过度组织化。但你知道吗？我不在乎别人怎么想。我在乎的是，我不需要记住任何事，因为收件箱和已发邮件可以帮我进行记忆，我的大脑可因此保持清晰状态。
记住，这个道理也适用于其他人，尤其是你的家人。不要觉得孩子会在考试期间打扫房间[2]——如果他们想放松，那么就应该好好放松。顺便一提，这条法则也能解释为什么那么多有着传统观念的父亲无法理解母亲总是疲惫不堪的原因。真正的原因并不是照顾孩子所致的身体疲劳，而是照顾孩子的同时还要处理好自己的日常生活给她们造成了超负荷的精神疲劳。
还有一个值得记录的内容——每次有人应当“回复”你时，你都要进行记录。你可以写在日记里，可以记在“发送物品”清单中，或者专门留出一个地方记录；当他们没有回复时，你就有一套可利用的成熟体系了，你可以提醒自己去追问他们。想象一下，这会为你节省多少思维空间。
除非严重超负荷时，其他时候你几乎感受不到日常琐事的影响。
释放更多的有效记忆。让自己的头脑变得更清晰，让自己拥有有趣、放松的空间。这时你就可以不带压力地处理每一项任务，因为你已经把大脑里杂乱的信息转移到纸上了。如果有其他事物入侵大脑空间，你只需要继续向前，写下来或表达出来，然后再次清空你的大脑。
这条法则的重点并不是把随手记录这个窍门告诉读者，虽说这个方法非常有用。你在笔记本上（日记本、随意贴、购物清单或者手背）写了什么只是这条法则的作用之一。这确实为你提供了一个不会遗忘的有效系统，但真正重要的却在你的大脑中：那是空的。没错，最重要的就是大脑空间。
我很喜欢道格拉斯·亚当斯（Douglas Adams）的一句话，他说一个人接近最后期限时能听到飞速移动的呼呼声。我觉得所有人都能明白这种说法。大多数人至少时不时地会错过某些最后期限，只是因为忙于其他活动，或者是为了遵守更重要的事情的最后期限。
我曾经做过一个本质上属于项目管理的工作；没有一个记录详细的笔记本和一个用来记录详细信息的笔，我就什么也做不了。如果有人提到一项任务，不论这项任务有多小，我都会记下来。如果突然想起来自己有什么事要做，或者需要提醒别人做什么事，我也会记下来。晚上睡觉时我会把笔记本放在床边，这样我就不会担心第二天早上睡醒时会忘记什么。每天工作结束时，我都会看一遍笔记，清理所有该清理的问题。你不需要特意准备一个笔记本，你可以写日记，给自己（或其他人）发邮件，在办公桌或冰箱上贴随意贴。只要你觉得有效，什么方法都可以。
要我说，如果人生没有最后期限，我不确定自己能否做完任何一件事情。无论是为了兑现给出版社的承诺写完一本书，还是只为了做好一顿饭、免得让家人饥肠辘辘地入睡，最后期限不仅无法避免，而且也是推动我们着手采取实际行动的动力。
假如你正在主持工作中的一个大项目，或者组织本地的一个活动，或者正准备搬家，你可能会记一些笔记。可只写下一部分要做的事是不够的，你需要写下全部。没错，就是全部，不能放过每一个微小的细节。
这有助于我们明白，最后期限并不一定是件坏事。最后期限可能会带来巨大压力，但从很多角度出发，最后期限都是我们的朋友。最后期限可以帮助我们集中原本难以集中的精神。很多时候，就是因为存在最后期限，我才能在最后期限前完成工作，这是一件多么神奇的事。
思绪纠缠在一起时，我们很难有效、高效地采取行动。你总是忙于记住重要的想法，所以几乎无法为现有的工作留出足够的思维空间。你会发现自己总是差那么一点点，总是在想，“我必须记住给某人打电话，说……”或者“啊，我得检查一下是否有足够的……”或者“这事得在周四前完成……”这些想法充斥在大脑中，导致你很难将注意力集中在手头的任务上。你要么会忘记一些事，要么不停地在没有认真完成一项工作前就换到下一项工作，或者同时出现两种现象。
我有一个朋友痛恨与私人有关的最后期限，例如，在某个时间去度假，因为她向来无法解决待办事项清单上的全部问题。这是因为（她对这个原因心知肚明）一旦开始清理待办事项，她就会不断增加新的内容（典型的违反法则31的做法）。举个例子，假如A计划是在机场购买防晒霜，可一旦开始按计划行事，她就会告诉自己“去机场前买好防晒霜更好”，因此又会额外去一次商店。她也会加入无关事项，例如，出发前给姨妈买个礼物，因为假期结束后一周就是姨妈的生日，这可以帮她避免在度假回来后急匆匆地买东西。这样一来，她就有了一份永远在更新的清单，她也会因为自己无法完成清单而懊恼。
让最后期限变得有利于自己的窍门，就是在最后期限逼近时删除清单中的无关事项。我的朋友需要学会在清单上画黑线，做完留下的所有事项。如果她想在线下加入额外的事项，那是她的选择。完成了线上的所有事情后，她应当恭喜自己，应当认识到其他事情都是额外可选的工作。
计划与思考的思维框架与执行的思维框架并不相同。
大多数人都会犯和她一样的错误，只不过表现得不那么明显罢了。也就是说，重要的最后期限临近时，我们会想办法以此为中心安排日常生活。我们可能会把本可以等待下一周的会面或电话会议提前，可能会想尽一切办法挤出一个晚上和朋友吃饭，或者本可以靠吃三明治解决问题的情况下却要想办法购物、亲自动手做饭。我们对自己太不宽容了，甚至不承认有时我们需要对自己宽容。
这样一来，你就能立刻着手进行三项活动了，从而让自己感到取得了实质性进展。
当然，我们应该提前做好计划和准备（有些人更善于做这些事），可在面对重要的最后期限时，你也要让与此无关的人生暂时退到二线。不要接受一切后又在最后一刻手忙脚乱地取消。学会留出一两周时间，降低自己对非最后期限事项的预期。
•已经做过的事。
留出一两周时间，降低自己对非最后期限事项的预期。
•喜欢做的事；
不要沉迷于决策[3]
•能够迅速完成的事；
组织管理有时负有极其重大的责任。你可能需要安排一次大规模的搬家活动、在工作中需要推出一个重要产品，或者计划婚礼。你有数不清的决定要做。其中最重要的决定分别是：我们应该聘请搬家公司还是自己动手？我们应该在哪天举办产品发布会？婚礼应该邀请多少嘉宾？其中又涉及众多小问题：我们需要保留这个破损的地毯吗？发布会上的名牌用什么字体好？伊莱扎姨妈愿意坐在路易丝旁边吗？
我的一个亲戚说，好的清单总是以下列内容为开端的：
你可以把时间用在因为每一件小事而焦虑不已上，可以研究、讨论、了解优劣、考虑所有选择。这么做会消耗时间（在如此繁忙的状态下，时间是极其短缺的必需品），也有可能打乱整体行动计划。除非确定自己想要，否则你无法预订搬家公司的服务；只有确定全部相关细节后，你才能撰写新闻稿；除非认同全部设计，否则你无法向婚礼宾客发出邀请函。
很高兴我能解释清楚第一个问题。至于第二个长清单让人头疼的问题……有时长清单看起来难以完成，所以为什么还要列长清单呢？其实你可以列几个短清单，或者可以把长清单拆分成几个小标题，如果认为这很有用，你也可以把不同标题的清单写在不同的纸上。假设你正在为出国旅行制订计划，你可以用一份清单列出自己需要买的东西，用另一份清单列出自己需要面对的行政手续，再用一份清单列出需要携带的行李，等等。你可以设置众多长度可控的清单。如果不喜欢清单，你可以提醒自己，列清单总比到了机场才发现自己把护照落在家里强得多（我们都知道有人干过这种事）。
想想吧，这会给自己的大脑带来多大麻烦。即便按照之前的几条法则做出应对，现实也会让你觉得大脑始终要面对各种各样的压力，例如，有那么多要记忆的事、那么多要打电话联系的人，有需要核实的事、需要在最后期限完成的工作，还有需要做出的决定。我们知道，你需要在大脑中尽可能多地清理出空间（如果按顺序读了前面那些法则），而改善决策能力则是实现这个目标的最有效的方法之一。
列好清单后，你可以切换到行动模式，不要再把精力放在要做的事情上，因为这些事已经被你写在了清单里。因此你可以带着更清醒的头脑着手解决问题，这意味着你能更快更好地完成工作。关键在于，采取行动前列一份清单，从长远角度看，这实际上是在节省时间，因为你简化了思维流程，也因为你从一开始就选择了做合适的工作。
需要做的决定越少，你的头脑就会越清醒，也就拥有越多的时间，同时因为等待尚未得到认同或确认的信息所导致的流程拖延就会越少。在时间如此紧迫的状态下，做决定是一个人无法享受的奢侈。因此，除非必要，不要做决定。
当大脑处于系统性思维模式时，你能更快地想出自己要做的所有事情并记录下来。你能记住更多的事，而且在思维框架的作用下你可以有效地将不同想法归入不同种类。举个例子，你应当列出出门时要做的所有事，以免自己回家后才想起来遗漏了什么。当然，有些问题，你可能过段时间才会想起，所以你可以随时将新想法加入清单。这样做会大量减少偶然的遗漏，因为你从一开始就会把注意力集中在清单上。
这需要我们有意识地进行心理上调整，我们需要认可，无论怎样的决策（就情理上讲）都强于浪费自己本没有的时间和精力所做出的决定。筛选出真正具有重要意义的决定，在这些问题上付出理应付出的时间和精力。但愿你能迅速做出决定，可在那些重大问题上，你需要留出足够的时间，给予足够的关注和思考。我的意思当然不是靠抛硬币决定婚礼举办地，可你也知道，很多事确实能靠抛硬币解决。我们是否应该打包所有用了一半的香皂、沐浴精油和洗发水到新房子去，还是在搬到新家后全部买新的？这件事重要吗？如果不知道答案，想怎么做就怎么做，不要浪费时间和大脑精力去思考。
我们先来分析第一个原因。你认为自己一心多用的能力有多强并不重要，重要的是你一次做一件事的效率有多高、能多快完成并进入下一件事。计划与思考的思维框架与执行的思维框架并不相同。实际上，清单上的不同任务可能需要不同的应对方式，所以你应该在一段时间专门处理邮件，或者集中时间洗衣服。
产品发布会上来宾名牌上的字体好不好看确实重要，但当选择缩小到两种颜色或三种字体时，那就凭感觉做出决定吧——任何一种都很好看。还有更重要的事等着我们去做。
假如你早已热衷于清单，你可以跳过这条法则。接下来的内容会让你觉得太小儿科，因为这条法则是为还没开始列清单的人准备的。所以制定清单有什么不好吗？是什么阻止了你制定清单？我从人们口中听到了两个主要原因。有人觉得制定清单是浪费时间，凡事都可以边做边看，随机应变；还有人觉得长清单让人感到气馁，没有斗志。
我们必须有意识地做出改变，因为现在被我们反复思考的决定，放在其他情况下我们会留出更多的时间和精力去思考，所以似乎现在就在这些问题上投入精力也没什么不对。可你要仔细思考一下[4]，在现在的环境下，这绝不是利用时间的最佳方式。
无论怎样的决策（就情理上讲）都强于浪费自己本没有时间和精力所做出的决定。
系统性更强的人更能掌控自己的人生。
如果你希望自己拥有更为简洁清晰的思维，想让人生拥有足够的空间做任何自己想做的事，那么第一步就是承认自己完全有能力成为一个有组织、有系统性的人，承认这个事实后，你会更快乐，身边的人也会更快乐。
清单、日历、笔记、在线日记、弹窗提醒，人们使用各种各样的标准方法系统性地管理自己的生活。这些方法对一部分人或者在一段时间内有效，但是不要傻傻地以为你只有这些选择。如果这些方法出于各种原因对你不起作用，你就应当寻找管理自己的其他方法。
那些散漫的人让人讨厌，不是吗？我想说的是，我认识一些系统性极强的人，尽管他们也让我感到不舒服，但这点儿不适感远比不上那些连想都懒得想的人给我带来的麻烦和不便。在很多年时间里，我也是一个散漫的人，这让我自惭形秽。当我意识到自己有多么粗心草率，意识到系统性更强的人更能掌控自己的人生时，我才明白自己一直在寻找借口，我终于明白系统性思维并非天赋。只要有系统性的行为，系统性思维就会自然形成。只要行为具有系统性，你就是一个有系统性思维的人。
我的一位亲戚有一个简单却不同寻常的方法，用来帮他回忆睡觉前突然产生的想法。他会把牙刷大头朝下放着，早上起床后看到反放的牙刷，他马上就能想起前一晚的事情。对他来说，这个方法从未失效。换作是我，我大概会一直盯着牙刷，苦思冥想自己到底该想起来什么。但这个方法对他有效。
而那些将人生掌控在自己手中的人，却总能为出乎意料的事留出应对时间，总会在向你做出日后联系的承诺后兑现承诺。他们列出了待办事项清单，写日记、记笔记，永远把车钥匙放在一个地方。
我不知道他是怎么想出这个方法的，但这个方法确实让人愉快且充满创意。这里的重点在于，在组织自己生活的问题上，你可以尽情发挥想象力。只要对自己有效，那么就放手去尝试。这里不存在法则[5]，不要认为自己现在唯一的选择就是一份待办事项清单。
听我说，若是你真想成为一个头脑清醒的思考者和效率出众的行动者，你就必须抛弃上述心态。不要再找借口，看看自己周围。有些人从不回复邮件，总是拖到最后一刻用双倍价格购买机票，他们也还不了你借给他们的书，因为书早已不知去向，他们也总是不知道车钥匙放在哪里。这些就是懒得进行有组织的、系统性思考的人，他们假装自己生来如此，这些都不是他们的错。
我认识的一个孩子患有运用障碍和自闭症。这个孩子很聪明，上的是一所普通学校，但在组织系统性事物上他遇到了困难，因为他的大脑运行方式与大多数人不同。于是他的家人发挥创造力，帮助他去记忆在学校要做的事。
这才是症结。那些不具备系统性的人不在乎，因为大众的态度就是如此：我们只把系统性看作让人烦恼的小事，没有必要专门付出努力。记笔记、写日记、总结清单、制定策略……做这些事多浪费时间。只做好手头的事情不就行了吗？
这个孩子学会并开发出适合自己的策略。当他要对什么事情进行组织管理时，他会以颜色进行区分，或者在书包上系一条小带子，又或者在手机上设定闹钟（有时他需要提醒才会去设定闹钟）。他拥有大多数人没有的清单，例如，每天要带去学校的详细物品清单，而大部分孩子只需要了解课程表就足够了。谈论不同事物时他会切换口音，因为这能帮助他在自己的大脑里做出区分。当然，患有自闭症和运用障碍的人通常都善于这样的思维方式，但这并不意味着其他人不能这么做。
人们总是把天生缺乏系统性当作借口，但现实却是这完全在他们自己的掌控中。你不是受害者，你完全有能力学会游泳、背诵乘法口诀、学会开车、学会做一个优秀的家长、学会成为一个有系统性的人。不要再把责任推到天赋上了。你需要承认现实，假如自己是个没条理、没系统性的人，那是因为你不愿下功夫去学习。这就是现实。
很多人采用其他媒介的效果好于书写，在这种情况下，其他方法的效果就会好于待办事项清单、日历或者随意贴这种需要书写文字的方法。假如你是音乐人，也许你可以用音乐的形式帮助自己记忆。也许可以用一首歌提醒自己。对另一些人来说，颜色或者视觉表现可以起到类似的作用：假如要做蛋糕，你可以在大脑中仔细回想每个步骤，这样也许比写在纸上更能让你想起应该购买哪些材料。
这可能是这一部分中最有难度的一条法则。一旦掌握这条法则，掌握其他法则就会轻松很多。有一种说法，称一部分人天生就比其他人拥有更强的组织性、系统性。这种说法不无道理，但重点却不在于此。有些动物是天生的游泳好手，比如狗，有些动物则不会游泳。我就不是生下来就会游泳，但我还是学会了游泳，而且游得很好（那是很久以前的事了）。天生不具备系统性，那不是借口，不要说“我希望自己更有系统性，但我不是这样的人”，而是要让自己变成那样的人。
不要让自己局限于传统的记忆方法，除非你已经确定这些方法对自己有效。找到能够帮助自己记忆的方法，谁又在乎这些方法对其他人是否有效呢？
在组织自己生活的问题上，你可以尽情发挥想象力。
如果你不符合上述描述，但是希望自己成为那样的人，你也不要绝望丧气。世界上没有瞬间起效的魔咒，但你可以学会几个窍门。这就是继续读这本书的意义。
[1]不会吗？我想你们肯定会的。
理解系统性思考价值的人，就是能付出最少精力获得最大效果的人。这些人拥有庞大的家族，担任资深、重要工作的同时还有时间进行社交、参与慈善活动、满足自身兴趣爱好。这些人都能平静、愉快地对待工作与生活，因为他们不会浪费任何时间去做非系统性的思考。
[2]悲剧的是，按照我的经验，其他时候他们也不会打扫。
所以我们必须抽出时间去思考，以确保真正采取行动时，我们是在用正确的方式做着正确的事情，不会把时间浪费在不需要做，或者至少现在不需要做的事情上。
[3]这确实是一条与系统性思考有关的法则，而非与决策有关的法则。本条法则并未提及任何与实际决策有关的内容。
当然，我绝不是说漫无目的地随便做些什么都可以。很多人都有这种倾向，因为这能让我们产生一种忙碌的感觉，进而觉得自己很高效。但忙碌并不等于高效。你可以乱七八糟地做事做到筋疲力尽，却仍然不能取得任何进展。
[4]不要思考过长时间。
谁在面对巨大压力时都不愿浪费宝贵的思考时间。计划与组织思绪时越是简洁高效，犹豫不决的时间就会越少，你就拥有越多的行动时间。
[5]当然，这条法则还是存在的。