桂天明严肃地说：“只有努力过才有资格说困难！要永远记住这一点。”
不过话一出口，看到桂天明微微摇头，他马上就意识到了，道歉说：“我错了，我不应该没有努力就说难。”
王照海点头说：“我会记住的。有些时候，我的工作伙伴会转发一些对我可能有帮助的信息，其实大部分都没用，阅读这些邮件浪费了我大量时间。可最危险的是，可能这个转发邮件中，下面某个人的信息才是真正对我有用的。万一不看，漏掉了重要信息，可能就会出大问题。针对这种情况，我应该从这些工作伙伴那里着手改善。如果他们能够在主题上就简单说明目的，就会大大提升我的邮件处理效率。如果他把重要的信息放在上面，而不是让我在很多人的邮件往来回复中费劲地找一些零碎的有价值的信息，也会节约我的时间。如果他们肯配合的话，应该就能够从源头做好邮件的管理，提升我的效率。”
王照海感觉有些为难，说：“邮件都是从别人那里过来的，要我从源头控制无效信息的产生，恐怕很难吧？”
桂天明笑着说：“估计你被这个问题烦得不行了吧？”不等王照海回答，桂天明马上又说：“其实你这样一总结，也就知道自己该怎么正确写邮件了！那些写得好的邮件，读起来让人心情愉悦。你自己写邮件的时候是这样写的吗？”
桂天明满意地点点头，说：“是啊，做办公室工作，我们最常用的工具就是我们的邮件和文件，如果我们能够按5S的精神把这些邮件和文件都放好，用的时候方便取用，就能够大大提升我们的办公效率。关于整顿，你的理解很到位。那么清扫呢？”
王照海脸一红，眼睛不自然地往旁边看了一下说：“我以前没有意识到这种问题啊！不过别人如果告诉我，我一定会配合的！”
王照海越说越兴奋，说：“我的文件也是一样，预测数据应该单独放在一个文件夹，按客户细分，然后文件日后存档留底的时候按时间次序放好，做一个目录。这样的话，我要找任何一份文件都会很容易。”
桂天明扑哧一笑，说：“所以，正如你没有意识到你现在写邮件的做法给别人带来的困扰，别人也可能同样没有意识到这个问题对你的困扰。如果你告诉他们，你需要什么信息，希望他们以什么形式提供给你，好好沟通的话，他们中应该也有不少人会配合你。这样你的工作效率就提升了，这就是清扫的精神！”
看到桂天明点头赞许，王照海想了想又接着说：“此外不同客户的订单相关的邮件应该以客户类别分开保存。当然小客户的邮件比较少，可以集中在一起管理，这样哪个客户的订单出问题，我直接按客户类别去查找就行了。”
桂天明接着问：“同事发的那些消遣娱乐性的邮件，你怎么处理呢？”
王照海说：“比如市场部给我的邮件，一般都是一些市场预测、发货通知、关于一些产品问题的沟通处理。市场预测我需要按不同的销售人员分类，单独保存，这样我可以了解市场的变化趋势，方便以后把销售人员的预测和实际发货进行对比，找出规律。而发货通知，一般在客户收到货之后一个月我就应该清理掉！其他的很多沟通邮件也是，当时有用，事情结束了都应该删掉。还有那些同事发的消遣的邮件，都应该删除掉。对于当初有过重点沟通、以后可能会有问题的邮件应该转到一个地方保存起来，比如说昨天让我忙活了好几个小时的那个事情，应该把所有沟通记录打印出来，和客户签字同意的传真、相关订单发货的文件一起归档。这样万一出了问题，我找起来就方便得多。”
王照海摇头说：“我哪儿还有时间看这些呀，现在我忙得脚不沾地。经常一天忙到下班才发现自己一天都没喝水。而且我现在和大家还不是特别熟，也没什么人发这种邮件给我。”
桂天明继续追问：“比如呢？”
桂天明说：“这些信息不看也罢。不过，如果工作做熟了，有些内容看看也还是不错的。所以，我一般都把这种邮件按内容归到一类，有空的时候我也会看看，感觉很好的内容，我也会转给一些同事或朋友看看。毕竟我们也是人，不是机器，适当地发一点，还会有助于维护我们的关系。当然了，这都应该在不影响自己主要工作的前提下去做。”
王照海思考了一会儿，说：“我应该首先把邮件分类别，按照类别的特点分别处理。”
王照海苦笑着说：“真希望能够早点到那个层次！你这样真好！轻轻松松就搞定了自己的工作，还有些闲暇看看喜欢的东西，想想都羡慕啊！”
桂天明说：“现在你知道怎么在邮件和文档管理中使用整理的技巧，怎么整顿应该难不倒你吧？”
桂天明鼓励王照海说：“你努力去做，去改进自己的工作，总会有这么一天的，不经历风雨，哪能见彩虹？好了，那说说清洁吧！”
王照海点头说：“邮件是我的前任留下来，直接转到我的邮箱。而且因为当初也没有详细交接，我也搞不清楚到底什么邮件有用，什么邮件没用。再说也怕万一删掉了有用的邮件，就一直没清理。等到要用的时候，在那么多邮件里面找一封邮件确实很辛苦。如果我把他那些明显没用的邮件删掉了，找起来就没有那么费事了！”
王照海说：“清洁就是努力把上面的这些好的方法和思路形成制度，要不断检查、反思自己的工作，看自己是否有严格做到上面的要求。然后久而久之，养成了习惯，最终就成了工作素养，对吗？”
听到桂天明这么一解释，王照海突然有种恍然大悟的感觉，连忙点头。桂天明继续说：“你昨天说自己找不到自己需要的邮件和留底文件，其实很大一部分原因就是因为你的邮箱里面有太多自己不需要的东西，就像在一堆沙子里面找一粒金子，这当然不容易啦！”
桂天明说：“非常好！点拨一下，你就能举一反三！”
王照海有些迷惑，一时不知道怎么回答。桂天明这时说：“你不要被有形的东西给束缚了。我们可以换个思路来理解：整理其实就是让你去掉不需要的东西。这个东西可以是现场的工人需要使用的工具，也可以是你我这样的办公室工作人员需要的文件、邮件。我们一样也需要去掉那些我们平常工作中不需要使用的邮件和文件。没有这些无用的邮件和文件的干扰，我们才能更快地找到自己所需要使用的邮件和文件。这样就能够提升我们的效率了，对吧？”
王照海呵呵笑了，说：“到了中维之后，很多事情都做不好，被领导骂几乎成了家常便饭，自己都快对自己没信心了。工作这么久，你是第一个称赞我的人。”
桂天明点头说：“不错，不错，至少是中规中矩。你要试着更进一步，不要老是停留在5S的形式上面，要深入5S的本质。形式是可以变化的，只有抓住了事物的本质我们才能灵活运用。所以多想想事物背后的本质，本质是什么？”
桂天明很认真地说：“你确实很聪明，要相信自己，只要你努力，你肯定可以做出成绩来的。”想了一下，桂天明又说：“现在有些管理人员根本不懂管理，他们不仅不会培养人，简直是一个个杀手，天天扼杀下属的工作积极性。你一定要相信自己，不要受他们的负面影响。学东西都有一个过程的，慢慢地你会做好的！而且你已经学得很快了。”
王照海脸红了，说：“5S就是整理、整顿、清扫、清洁、素养。整理就是清理不必要的东西，把不经常使用的东西从工作现场清理出来，放到一边，这样可以节约现场的空间；整顿就是把需要使用的东西进行分类，让自己需要使用的时候便于找到，减少寻找待工的时间，提高工作效率；清扫就是清除脏污、根除脏污的源头，保持良好的工作环境；清洁就是保持上面的成果，通过检查防止问题卷土重来；素养就是把前面做到的事情变成一种习惯，变被动去做为我们主动要做！”
王照海心里很激动，看着桂天明，一个劲地点头。
桂天明笑着说：“教你没问题，不过你还是先说说你知道多少5S？我也想知道你们公司到底给你培训了什么。”
桂天明说：“知易行难，想把学到的技巧运用到自己的工作中，还需要你不断实践，根据实践的结果不断改善，这样你才会熟练运用这种技巧。其实这个5S适用的范围非常广泛，销售、研发、管理都能够用它来减少工作准备时间，提升效率。你理解越透彻，能够运用的范围就越大。”
王照海连忙说：“那你教教我？”
王照海眼睛一亮，说：“这就是你说的智得于行吧？不断在实践中检验学到的知识，变成自己的智慧，然后再应用到更广阔的范围。”
桂天明笑着摇头，说：“你没有理解5S的内涵，其实5S远比你想象的强大得多。不过也不能怪你，真正懂得运用5S的人太少了。”
桂天明微笑着点点头，说：“你的领悟能力确实很好！”
这个问题让王照海有点摸不着头脑，说：“5S不是做清洁吗？怎么和邮箱、文件这些扯上关系了？”
王照海连续滑了很多天的旱冰，睡眠不再成为困扰他的问题。现在，他每天早上起来都觉得精力充沛。虽然天亮越来越晚，他还是觉得醒了躺在床上也无聊，于是早早起床，起床后简单活动一下他就去吃饭。由于时间很早，还不到七点钟，食堂里面的人也很少，王照海打早餐都不用排队。因为时间很多，他不用再像以前那样匆匆忙忙带着早餐往办公室赶，可以好好品味早餐的味道，他感受到了从来没有过的悠闲。他甚至产生了一种一切都在掌控中的感觉。到了办公室，办公室里也很安静，他坐下来开始整理自己的文档。
桂天明却问：“你的邮箱和文件都没有做5S的吗？”
他把已经处理完毕的文档都整理到一边，一边做他一边想：这就是整理，把日常工作不需要的东西从工作现场清理掉。
桂天明看着王照海，没有说话，于是王照海继续说：“就比如说我星期五的事情吧。销售人员投诉说以前的一批货没有按照客户的要求发货。这批货还是以前我负责这个客户之前就出货的，我根本就不清楚当初的情况，但是现在是我在接手了，只能去核查当初到底是怎么回事。幸亏生管的一个同事胡工知道一些以前的情况，说当初的变更是和客户沟通过的，客户当初同意了。以前负责的同事应该是有文件留底的，邮件也应该有说过这件事。我没有办法，只能到处翻阅以前的相关文档，在邮箱里面翻找过去的邮件，希望找到证据。我找了两三个小时，最后才好不容易在一封转了好几次的邮件的下面找到了客户同意接受的文字。就这个破事，我很多工作都被耽搁了，然后又是被问题追着跑！”
随后他把待处理的业务文件都放进了一个文件夹，在文件夹上面贴上一个标签：待处理文件。等到文件一张张放进文件袋，文件夹变得丰满起来，他想了想，又找出标签，写上客户的名字，根据客户文档的多少分配了文件袋的数量，把文件按照划分重新放入文件袋。他很满意地看着自己的工作成果，心里想：以后我早上上班来就翻翻这个待处理文件夹就能够很轻松地知道今天有什么工作需要忙了，需要了解哪个客户的资料，我也很快就能找到，这就是整顿的好处呀！
王照海想了一下，说：“暂时还没有想到什么问题。我现在就觉得自己每天都疲于奔命，感觉整天忙来忙去，一天下来，其实又没有做多少事。”
随后的几天王照海天天都是很早就来到办公室，他不仅整理了自己接收的文件，对于以前遗留下来转交给他的文件和邮件也进行了整理。几天整理下来，他对自己负责的物料情况、客户情况都清晰了很多。这给了王照海很大的信心，再也不担心和别人沟通的时候被别人嘲讽，说自己不了解情况了。
桂天明点头说：“那就等着看后续的结果吧。对了，你还有没有其他问题？”
又过了一个星期之后，他的计划调整的结果开始显现出来，物料安全库存已经建立起来，由于备料充足，他现在不需要每天应付新增需求，补下紧急订单，自然也少了很多紧急催料的工作。文档也整理清楚了，处理问题效率也提升了。现在王照海也开始在有空的时候看看别人发过来的娱乐邮件了。
王照海说：“上次桂大哥给我讲了之后，我就开始搜集资料，我发现很多交付延误确实都是当初备货不足、紧急补单造成的。虽然花了很多时间跟催，很多订单还是被延误了。所以这个周五我已经参照历史需求，把一些订单需求放大了。对于一些经常出现交付问题的物料，我也补了订单出去，建立安全库存。等这些物料到了之后，问题应该会有所缓解。不管怎么样，我现在心里踏实多了！”
点评：知识本身并不会带来价值，只有实践才能让知识产生价值！实践有助于加深我们对于知识的理解，形成自己的智慧。
桂天明笑了，说：“那你以后就努力做一个好领导吧！好了，我们还是进入正题吧。先说说你这个星期的感受和问题吧。”
磨刀不误砍柴工，要学会经常整理自己的工作，这样可以发现一些平时难以发现的问题，促使自己思考。此外，整理本身也有助于加深对自己工作的理解。