叙述，就是述说工作、事件或人物的基本情况和变化过程等，给人以清晰明确的印象。一般文章要求叙述要详尽，而公文的叙述则要求简明。叙述的方法有以下两种。
叙述
一是概括叙述。即对总体情况、发展过程的叙述，也称作综合叙述。在阐述形势、反映工作全貌、交代事物背景时，大都采用概括叙述方法。譬如，一篇题为《××市交通拥堵的原因和对策》调查报告的开头，对交通拥堵的总体情况作了这样的概括：“19××年本市交通拥堵情况进一步恶化，市区严重拥堵的路口、路段，已从19××年的36处增至99处；二环、三环路段双向机动车流量每小时超过1万辆，城区主要道路平均负荷度高达95％以上。由此造成市区11条主要干道的车速降至每小时12公里，个别路段时速仅有7至8公里；交通高峰延长到11个小时，早晚高峰之间的交通低谷几近消失。”这种概括叙述是从宏观和整体上反映全面情况，能使人了解到事物的全貌。
公文的语言表达，就是用语言文字把公文的思想内容表现出来的方法。一般文章的语言表达主要有叙述、描写、说明、议论、抒情等方法，而公文的表达方法，主要是叙述、议论和说明，而描写、抒情较少使用。
二是具体叙述。就是对事物、人物某一个方面的详细叙述。在调查报告、经验材料中，常常要用具体的事实来证明某个观点，这时就要采用具体叙述的方法。譬如一篇调查报告谈到购销业务中的“回扣”风腐蚀了职工队伍时，举了这样一些事实：
2．公文语言表达的特点
“某大厦食品部烟酒组长沙某，在销售紧俏香烟中收到好处费1.7万元，舍不得上交，装进腰包，构成受贿罪被判刑。某交电商场业务员金某，因收受某厂家、商店好处费1360元，受到行政处分……”
平实就是实在、质朴，如实地叙述事物的本来面目，不允许有类似“黛色参天二干尺”“倒海翻江卷巨澜”之类的艺术夸张；也不允许有类似“红旗飘飘”“凯歌阵阵”等渲染和烘托。如一篇简报写一个新长征突击手带领大家共同致富的事迹：“他与六个专业户一起成立了技术小组，自费购买农艺书籍刻苦学习，掌握了苹果、桃梨种植要领，然后逐人逐户地传授。全村去年果树产量翻一番，每户净收入一千五百元。”可以看出，这段事迹写得实实在在，它的语言既不像文学语言那样形象，也不像科学论著语言那样抽象，而是具体、朴素、明白如话。
这些就是具体叙述。具体叙述能给人留下深刻的印象，因此能增强公文的说服力。具体叙述必须与概括叙述结合起来，才能使叙述的情况既全面又具体。
平实
概括叙述使人看到森林，而不必看清树木；而具体叙述使人看清树木，而看不到森林。我们比较下面两篇简报：
三是反复锤炼语言。有些公文篇幅冗长，主要原因是短话长说或重复啰嗦。所以写公文时，应从内容出发，把握住中心意思，选用最简短、最通晓的句子表达出来。能用一句话说清楚，就不扩展成两句话；对众所周知的道理，不必再发议论；与中心意思无关或关系不大的话，则要一律删除。公文语言还要尽量避免语义的重复，如“截止三月底为止”、“这次学习大家一致反映有很多心得和体会”、“使座谈会形成情绪高涨、气氛热烈、积极向上的氛围”、“所领导带领业务科室人员深入田间地头察看灾情，亲临现场指导工作”、“一年来的改革实践取得了显著成绩，收到巨大效果”，等等。国务院发布的一个戒严令中有这样一句话：“自1989年3月8日零时起在拉萨市实行戒严，由西藏自治区人民政府组织实施，并根据实际需要采取具体戒严措施。”这句话中，“组织实施”和后面的话，在语义上犯了重复的毛病，前后可以删去其一，从简洁角度来说，删去后面一句话更好。
蔗糖业存在的问题亟待解决
二是尽可能使用短句。短句表意简洁明快。如邓小平同志视察南方的重要谈话，短句子占了大多数，读起来不仅通畅明晓，而且很有力量。如在论述市场经济时指出：“计划多一点还是市场多一点，不是社会主义与资本主义的本质区别。计划经济不等于社会主义，资本主义也有计划；市场经济不等于资本主义，社会主义也有市场。计划和市场都是经济手段。”这段话几乎都是10个字左右的短句子组成，只有77个字就阐明了一个重大的理论问题，何等地精粹。
××市×区是传统甘蔗产区，每年生产原料蔗上百万吨。但是今年以来甘蔗生产形势不好，为激发蔗农积极性，该市×区工委、管委做了大量工作，但仍存在不少问题亟待解决：一是蔗款未能及时到位，主要是受糖价下跌影响，制糖企业未能及时足额拨款到蔗农手中和按合同兑现调运化肥、蔗种款；二是个别乡镇村蔗干挪用下拨蔗款，几年前的蔗款还有少部分未到蔗农手中；三是蔗区水利基础设施还比较薄弱，如今年上半年干旱期长，导致部分蔗地被迫改种其他作物；四是受当前蔗价不稳定的影响，相当部分蔗农持观望怀疑态度；五是当前甘蔗绵蚜虫发展普遍，中耕施肥不平衔，中期甘蔗田间管理跟不上。
一是用词要简洁明快。要注意选用概括性、综合性语言，适当用缩略语、成语和简称，使之尽可能达到“以少寓多”、言简意赅的功效。如：“创三优”、“除六害”、“申办奥运”、“求真务实”、“爱岗敬业”等等，这些都是缩略语，适当使用可使语言简要。
制糖企业税费负担重
公文语言必须简明扼要，这不仅是提高工作效率的需要，也是解除“文山”重压的途径之一。要防止语言拖沓冗长，就要讲究修辞。
……
简要
三、个别地方政府及部门违规收取或到企业报销各种费用。如×县×糖业公司在2001-2002榨季，仅上交地、县两级有关部门的各种费用就高达237.8万元，占公司本榨季利润的11.76％。其中：×地区糖办收甘蔗发展基金10万元；×县蔗糖局收甘蔗发展基金40万元、“高产高糖”基金53万元、榨季指挥部经费12万元、奖励经费35万元、各级组织劳务费23.9万元；县政法委收执法队经费20万元、奖励费8.6万元；县委组织部等部门收取党政机关开发种蔗加价款25.48万元；县政府办公室报销购车款40万元。
三是合体。公文语言要合乎相应的文体。公文分上行文、下行文和平行文，由于行文的方向不同，内容特点不同，措词和语气就有所不同。如，上行文要多讲情况，多提建议，少讲道理，少发议论。语气谦虚、恳切、恭敬。下行文要道理讲透，工作讲细，措施讲实，要求讲明。语言庄重、坚决、明确。平行文要表述明确，措词得体。语气谦和、平等。
上面两篇都是与蔗糖生产有关的简报，显然前一篇用概括叙述的方法，阐述了该区蔗糖业生产存在的主要问题，使人看到问题的全貌，但看不到具体情况；后一篇主要是具体叙述了某糖业公司被地方部门违规收取大量费用的事实，但是看不到地方部门违规收费的总体情况。这就是概括叙述同具体叙述的区别。只有将二者有机结合起来，才能使人既看到森林又看清树木，这才是正确的叙述方法。
以上只是略举了部分规范用语。除此之外，公文写作中对标点符号、结构层次序号、计量单位、略缩语、简称，都要规范化，不能像写一般文章那样随意拈来。譬如，“中共北京市委”不能写成“北京市委”，“七八个”不能写成“七、八个”，“八十年代”不能写成“80年代”，“缴获大麻500克”不能写成“缴获大麻1斤”，等等。对公文的结构层次序号，要按国家公布的规范用法，即：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。“一”后面用顿号，“1”后面用齐线墨点“．”，序号如加括号，如“（1）”后面不加标点符号，“第一”、“第二”后面和“首先”、“其次”后面用逗号，等等。
议论
结尾语：为盼、为要、特此通知、特此报告、特此函达、特此函复、望遵照执行、请认真贯彻执行。
议论就是讲道理，发表主张和看法的一种表达方式。公文的议论有这样的特点：其一，不是全面铺开、成篇大套地论述，而是穿插在某些段落中议论一下，或者用一个段落来专门议论，具有少而精的特点；其二，一般不需要进行推理和论证，可直接用现成的事理、依据和一说就明的道理进行议论。议论的方法，主要有这样两种：
期请语：即请查照、希即遵照、拟请、希；当否、是否可行、是否同意、妥否；请核准、请批复、请批示。
一是直接议论。就是用真实、典型和充分的事实材料，或用权威性的理论论据和方针政策的条文，来证明某种观点的正确或错误。譬如，毛泽东同志在《论反对日本帝国主义的策略》一文中，有这样一段议论：“再一个明显的例子，就是曾经和十九路军一道进攻江西的第二十六路军，不是在一九三一年十二月举行了宁都起义，变成了红军吗？宁都起义的领导者赵博生、董振堂等人成了坚决革命的同志。马占山在东三省的抗日行为，也是统治者营垒中的一个分裂。所有这些例子都指明：在日本炸弹的威力圈及于全中国的时候，敌人营垒会发生分裂的。”
承启语：特做如下规定、特通报（通知）如下、特申请（报告）如下。
这段议论，就是用了几个典型事实，直接有力地证明了“敌人阵营正在发生分裂”这样一个论点。
引文语：兹按、近接。
二是间接议论。就是不用论据去直接证明论点，而假设一个与之相排斥的论点，然后证明假设的论点是假的，那么已有的论点就是真的了。这种方法也叫反证法。譬如，在党的十一届三中全会的公报中，有这样一段论述：“如果没有他的卓越领导，没有毛泽东思想，中国革命有极大的可能到现在还没有胜利，那样中国人民就还在帝国主义、封建主义、官僚资本主义的反动统治之下，我们党就还在黑暗中苦斗。”这段话中的两个“没有”就是两个假设，而中国革命的历史早已证明了这两个假设是不存在的，所以反证过来，只有在毛泽东的卓越领导下，在毛泽东思想的指引下，中国革命才能胜利。
经办语：经、业经、兹经。
说明
开端语：兹、查、谨悉、为了、根据、鉴于、依照、按照、关于。
说明，是指对事物、事理和人物所作的介绍和解说。公文中使用说明的地方较多，如对方针政策及各种法规、规章的表达，对发生的事件、出现的问题进行阐述。说明的文字，必须言简意赅，只要能把事物或人物的主要情况和特点说清楚，文字则要尽可能地少。公文中的说明方法，常用的有以下几种：
称谓语：第一人称用“本、我”；第二人称用“你、贵”；第三人称用“该”。
一是定义说明。即用简练的文字将事物的本质概括出来，使读者有一个比较明确的概念。譬如：“农村经济结构是农、副、工商、运输业的综合经济。”这就是下定义的说明方法。
二是公文语言要规范化，才显得庄重严谨。在长期的写作实践中，形成了比较固定而又符合文体要求的规范语言，主要有以下七种：
二是注释说明。即对事物的定义或事情的道理进行翔实、全面的解说。譬如，《中华人民共和国海关法》第57条中有这样一段说明文字：“‘过境、转运和通运货物’，是指由境外启运，通过中国境内继续运往境外的货物。其中，通过境内陆路运输的，称‘过境货物’；在境内设立海关的地点换装运输工具，而不通过境内陆路运输的，称‘转运货物’；由船舶、航空器转运进境并由原装运输工具载运出境的，称‘通运货物’。”
当前人们交际中，网络语言盛行，但是在公文中，不要使用，否则就失去了公文庄重严肃的特点。几年前，上海徐汇区公安分局要在互联网上发一份逃犯的通辑令，执笔者考虑到这些逃犯都是二十来岁的年轻人，于是就用网络语言写了这份通缉令：“亲——，被通缉的逃犯们，徐汇公安‘清网行动’大优惠开始了！亲——，现在拨打021-6460697或110，就可以预定‘包运输、包食宿、包就医’优惠套餐，在徐汇自首还可以获赠夏季冰饮、清真伙食、编号制服。”这个通缉令一发出，就在社会上受到指责，被称为“卖萌通辑令”。确实这份公文完全失去了公文的严肃性，只剩下油腔滑调。
这一段文字中，第一句是定义说明，从“其中”以后，都是注释说明，对“过境货物”、“转运货物”、“通运货物”进行分类解说，这样就不会发生任何歧义。
一是公文语言要有端庄、严肃的格调，不能有半点的浮躁、油滑，对感情色彩浓的词语要慎重使用或不用。如一份关于天安门城楼对外开放的请示，原稿中有这样一句话，“许多外国来宾热切盼望登上天安门城楼”。这句话中的“热切”、“盼头”、“登上”等词，感情色彩较浓，不符合庄重的要求。后来改为：“许多外国来宾也希望参观天安门城楼”，改动了几个字，语调就庄重了。
三是比较说明。就是把两种相同或不同的事物、现象加以比较，来说明事物的特征或区别。同类事物的比较，如“太平洋是世界上最大的洋。它的面积有一亿八千多平方公里，差不多等于其他三个大洋的总和，比最小的北冰洋大十四倍。”这样一比较，太平洋“最大”的这一特征就十分鲜明了。
所谓庄重，含有端庄、规范的意思。
四是引用说明。即引用一些资料来说明事物的特点。如用数据、图表等加以说明，使读者获得具体切实的印象和答案。譬如一篇说明噪声污染严重的调查报告，引用了这样一些数字：“1978年向北京市环境保护办公室告状的噪声案件，占了全部污染案的百分之四十一；而上海，竟达到百分之五十。据统计，我国大概有数百万甚至上千万工人，在有害的噪声环境中工作，有千万居民，日夜受到噪声的严重干扰。”
庄重
这段文字中，前面两个数字是确切数字，后面的是估计数字。因为受噪声污染的人员经常发生变换，如果用确切数字表示出来，反而不真实了。
三是，时间、方位的表述要有严密的限定。公文中常常有对时间、地点的规定，如果表述不准或限定不严，就会造成歧义，给工作带来损失。如：“1995年6月以前进厂工作的职工，享受此次福利分房待遇”，“6月以前”可以有两种理解，一是不包括6月份，一是包括6月份。所以表述时要做限定，即“1995年6月（含）以前……”，这样就严密了。再如，全国人大常委会关于教师节的决定，有这样一句话：“第六届全国人民代表大会常务委员会第九次会议同意国务院关于建立教师节的议案，决定九月十日为教师节。”这个决定公布后，有个语言学的专家提出这句话不严密，应改为：“从今年起，每年的九月十日为教师节。”确实，这样一改就更加准确了。
描写和抒情
二是，对词的外延要作适当和明确的限制。在规定、合同等文书中，特别要注意词义限制，使之无懈可击。如，我们平时叙说树的粗细，可以用“碗口粗”来形容，但是不能这样写到公文里，如“凡砍伐碗口粗的树木，每棵罚款十元。”因为“碗”的外延太多了，有陕北兰花大碗，江南细瓷小碗，还有广东盛燕窝汤的圆盅等，以哪个为准？所以写到公文中就要写成：“凡砍伐生长十年以上的树木，每棵罚款十元。”对“十年”的规定，可根据树的年轮来确定，这样就限定住了。除了择词外，还可以多加定语来限定。如一份合同中这样规定：“交货后，如发现确因产品质量问题造成甲方减价销售的损失，乙方负责赔偿。”这句话中，定语对“损失”的外延作了两点明确限制，一是因产品质量问题，二是造成减价销售，只有符合这两个条件才能赔偿。这就大大缩小了乙方可能赔偿的数量。
描写和抒情是文学写作中广泛运用的表达方式，但在公文写作中，它们不是常用的表达方式，不能多用，有些文种基本不用。
一是，词句的内涵与要表达的意图必须完全一致。公文用语都要经过反复推敲。如我国宪法，自1954年以来作过多次修改，每一次修改，都是寻找最恰当的字眼，来表达当时的意图。譬如，1978年宪法将1975年宪法第九条：“国家保护公民的劳动收入”改为“国家保护公民的合法收入”，消除了原句表达上的漏洞。因为银行存款利息、继承的财产、救济金、抚恤金等，并不是“劳动”收入，但却是合法收入，也是属于保护范围的。有些人不注意锤炼语言，就容易用错词句。如一篇简报标题为《承包到组，坏蛋减少》，看了令人莫名其妙。读完简报才弄清，原来“坏蛋”是指碰坏的鸡蛋，由于该副食店实行班组承包制，大家的责任心强了，搬运鸡蛋时都轻拿轻放，使磕坏的鸡蛋减少了。又如一篇信息写道：“我局20对大龄青年中秋节集体结婚”，读后令人瞠目，应该写成：“……举行集体婚礼”。
公文中的描写，主要是对一些事件、事实进行简约的描绘与刻画，给人以有声、有色、有形的感觉。如一篇关于农村文化工作的调查报告，用了这样一段描写：“有一次，县委书记夜晚十点钟经过一个偏僻的大队，看到打谷场上正在放映电影。时值隆冬，正下着雪，但一千多个农民顶风冒雪、聚精会神地看着电影。”这段话里的“正下着雪”、“顶风冒雪”、“聚精会神”都是如实的描写，使读者对农民渴求文化生活的状况有了形象的感受，从而增强了这篇报告的感染力量。
中办、国办下发的《党政机关公文处理条例》中，对公文的拟写，特别提出了“表述准确”的要求。因为，公文是用来指导工作、反映情况的，一词一句，一个概念，除了不能违反法令、政策外，必须十分贴切，即准确表达作者的意图，而且其含义只能有一种解释，不能有多种解释；更不能给那些善于在公文中钻空子的人，留下各取所需的漏洞。如果读了公文使人不知所云或产生歧义，那就或者造成思想混乱，或者给工作带来损失。要做到语言准确，可从两个方面入手。
公文中运用描写的手法，要注意两点：一是应加以控制，区别使用。描写的手法主要用于非法定公文，如调查报告、总结、简报、信息、典型材料中，法定公文中，如意见、通知、决议、决定、请示、批复等公文中，一般是不能用描写手法的。二是要适当运用描写的方法。不能采用文艺作品那种精雕细琢、浓彩重墨的方法，应采用白描的方法，粗线条勾勒，与叙述结合在一起，来增强语言的形象性。
准确
公文中的抒情就是抒发行文者的思想感情，以进一步表明对事物的立场、态度，达到以情感人，增强公文的感召力。抒情方法一般只用于在一定场合向群众宣读或公开发表的重要文件，如会议报告、慰问电等，并且在确有需要时才用。公文中的抒情，不同于文艺作品那种狂放的、一泄千里式的抒情，而是庄重、内敛的，有人称为“冷抒情”。一般采用淡雅的方法，文字少而精，不追求华美的辞藻，感情渗透在字里行间，真切、朴实、感人。如毛泽东1940年1月在陕甘宁边区文协第一次代表大会上的报告，结尾以象征的手法抒发了革命乐观主义豪情：“新中国航船的桅顶已经冒出地平线了，我们应该拍掌欢迎它。举起你的双手吧，新中国是我们的。”这个结尾极具号召力。1978年郭沫若在全国科学大会上的闭幕式上的讲话——《科学的春天》，通篇既有深情的回顾，又有充满激情的厚望和饱含感情的释放。特别是结尾部分，引用唐诗和三个排比句，抒发了对祖国科学事业充满必胜信念的豪情：“春分刚刚过去，清明即将到来。‘日出江花红胜火，春来江水绿如蓝。’这是革命的春天，这是人民的春天，这是科学的春天！让我们张开双臂，热烈地拥抱这个春天吧！”这篇热情洋溢的讲话，打动了每一个科技工作者的心弦。
公文语言、文学语言、新闻语言、科学论著语言，各有不同的功能，也就形成不同的语言特点。公文语言是以实用为目的，以传递策令和信息为内容，因此它具有准确、庄重、简要和平实的特点。
欢迎词、欢送词、答谢词都是在公工场合带有演讲性质的讲话稿，兼有公文和演讲词的特点，常常需要抒发感情。如《××同志在××市欢送援藏干会会上的致词》，开头讲：“再过两个小时，大家就要告别山清水秀的故乡，告别熟练自如的岗位，告别朝夕相处的亲友，踏上西去的征程，开始为期三年的援藏工作了。”通过三个“告别”排比句，道出了心中难舍的感受，真情动人，引起在座人士的共鸣。结尾说：“同志们，出色地完成援藏任务，平安地返回岗位，这是各级领导的殷切希望，是全市人民的真心期盼，是广大亲友的强烈期待。我们衷心希望所有援藏干部，恪尽职守，不负重托，为实现既定目标而努力奋斗！到那时我们将会摆出“醉杀洞庭秋”的“巴陵无限酒”，热烈欢迎各位勇士凯旋！”以上从领导、人民、亲友三个角度表达了真挚的欢送之情和期待回归之情，很能打动人。最后引用充满诗人浪漫情怀的诗句，表达了期待他们胜利凯旋的情怀。开头言“告别”，结尾言“迎归”，相互照应，浑然一体，充满了亲和力与感染力。
1．公文语言的特点
上面所说的是公文语言最基本的知识。掌握了这些东西，尚需在写作实践中加以揣摩，不断提高修辞艺术，才能使文稿脱去“清水煮白菜”的味道。
大家知道，语言是公文的“细胞”，只有正确运用语言，才能使公文负担起传达贯彻党和国家路线方针政策以及处理公务的重要任务。怎样运用好语言呢？首先要了解一下公文语言ABC，即公文的语言特点和语言表达。