我不认为这种方法适合所有人，绝非如此。每个人都需要找到自己的管理方法。你确实需要对任务进行优先级排序，好好整理和组织一下自己的想法，并为你的团队创建一个可预测的日程表，以使他们能够及时了解你的这些想法。
我团队的很多人都学会了这一招，后来他们的下属也开始使用这一方法。每个人都对清单、邮件和会议感到害怕，但如果脑子里有太多事情装不下，他们就会寻找一种管理这些事情的好方法。
你还需要休息。
一开始这只是一页纸，后来增加到8页、10页。这是一项劳动密集型工作，它神秘晦涩、没有止境，但很有用。后来我的团队逐渐喜欢上了它。它让我（相对）保持冷静，帮我集中了注意力。没有人再需要猜测我的心思，人人都知道我最关心的是什么，因为我已经将优先事项都写出来了，并且每周更新。
那种真正的休息。散步、读书、陪你的孩子玩玩、举举重、听听音乐，或者哪怕只是躺在地上盯着天花板。只要能让思绪别再围着工作疯狂打转，你随便干点什么都行。在对任务优先级做出安排的同时，你也需要好好考虑自己的身心健康。我发现这件事说起来容易，做起来难。你的创业公司或者你领导的项目都是你的“孩子”。孩子总会滚下楼梯，啃延长电线，需要我们持续关注。
这不是过度管理，而是为了让大家负起责任，也是为了让我能牢记所有的事情。一切需要记住的事情汇成了一道洪流，而正是它于波涛汹涌之中拯救了我宝贵的生命。
这就是工作给我们的感觉。如果你正在进行一项重大项目，那么你可能很长时间都不会休假。即便你休假了，你也会觉得像是头一次把孩子丢给保姆一样。你确定他们不会有任何问题，但为了以防万一，你还是觉得有必要给家人打个电话，一个小时之后又打一次。此时你可能都已经在回家的路上了，你突然又想起来，自己是不是没告诉保姆孩子睡觉时会打喷嚏，最好再打个电话问一下。
所有人都讨厌这个东西。当我掏出这些清单，开始逐项询问各件事情的进展时，我能看到大家都面露难色。“这件事儿我还记着呢，因为它还没有被从清单上划掉。”“6月3日，你说它会在月底前准备好。现在已经是7月了，你这个项目处于什么状态？”
当然，最终你会相信保姆。最终你会知道团队可以在没有你的情况下把事情做好。iPod推出数代之后，我也踏踏实实地休了几次假。
我们每周一的会议，也会围绕这张清单展开。
我本以为自己和史蒂夫·乔布斯不一样。我觉得自己非常在意家人，在意我个人的情绪，并且愿意花时间放松自己。实际上并非如此。我同样也把所有的精力都放在思考公司的未来上，只不过在日常办公之外，我会用一种不同的更为发散的方式进行思考，就是漫无目的地思考一些事。
在周日晚上，我会把整个清单通过邮件发送给我的管理团队。每一项内容都做了名称标记。任何人都可以查看列表的头部内容，以便知晓下周的工作重点、他们要负责的事情，以及下一个重要的里程碑是什么。
休假期间我也不会给任何人打电话或者发邮件，只有在非常紧急的情况下，我们才会进行一些讨论。
就在那些整理笔记的晚上，我终于意识到为什么我们会如此不堪重负。我们对太多的事情说了“是”，我们需要开始说“不”。接下来便是一项艰难的工作：确定哪些事情需要委派下去，哪些需要延迟，哪些需要从清单中划掉。我不再是想到哪里就是哪里，而是被推动着必须根据事情的真正重要性来确定轻重缓急。这使我能够专注于更高的目标和里程碑，而不只是看到眼前的那点急事或者是某些我们在产品功能方面的突然心血来潮。
每次我去休假时，我都会把管理职责交给另外一个向我汇报的人：“伙计，现在都是你的事情了！是时候让团队进一步学习一些管理技能了。”休假是一个打造团队未来能力的好办法，你也可以借机观察谁有在未来几年接替你职位的能力。人人都觉得他们可以干得比你好，但是骡子是马，只有遛遛才知道。所以即便你的工作压力很大，也要休假，这件事对你的团队非常重要。
每个周日晚上我都会浏览我的笔记，重新评估、调整所有任务的优先级，把好的想法再捋一遍，然后我在电脑上做更新，并打印出用于下周工作的新版本。不断地重新确定优先级使我能够缩小范围，识别出那些可以合并或消除的东西。它让我发现了不少我们用力过猛的地方。
休假正是你睡个好觉的最佳时间。在漫长的工作中，你基本不可能连续几天都获得足够的睡眠。
所以先用笔记，然后重新打字和编辑，这就迫使我学会了运用不同的方式来处理信息。
在1992年之前，我一直保持着良好的睡眠——非常好的那种。那是一个还没有全球电子邮件的时代，更不用说互联网和推特了。从那之后，几乎总有在某个时区某个地方的人想要在凌晨4点和我说话。
即便只是在电脑上记笔记，也是不可能的。有时候当我在打字时，我真的就是在……打字。不管我在电脑上写了什么，这些东西都没有进入我的脑子。但是有那么多事情摆在我面前，我不能走神，不能听不到我的团队说的每一个字。
如果不强迫自己，你就不可能获得休息。所以，在上床睡觉前一定要把他们嘱咐你的事情都做到：不喝咖啡因饮料，不喝含糖饮料，别把温度调太高，别开灯，还有看在上帝的分上，不要把手机放在床头。你是一个“瘾君子”，我们都是，所以要对自己狠一点，把手机放在另一个屋里充电。不要变成一个在床头柜上放着威士忌酒瓶的酒鬼。
对我来说，手写非常重要。我无须盯着屏幕，也不会因各种邮件分神。隔在你和团队之间的电脑或者手机会严重影响注意力，而且这些东西也在向会议上的所有人发出明确信息：我在屏幕上看的东西比你说的话更加重要。
在日程表里给自己留一点可以喘息的空间。人一不小心就会连轴转地开会，连吃饭和上厕所的时间都没有，更别说休息时间了，但你必须给自己喘息的空间。我是很认真地说这个，你必须这么做，否则你会崩溃。我们都见过（或亲身经历过）新生儿父母处于彻底崩溃边缘的那种状态，就是这种感觉。因为工作而发狂，然后把气都撒到团队身上，这不应该是你工作的一部分。
于我而言，捕捉所有信息的唯一方法就是每次在会议上做笔记。我会把好的想法、优先事项、遇到的障碍、承诺的交付日期，以及未来主要的内部和外部心跳等记下来，用手写，不用电脑（见第13章）。
史蒂夫·乔布斯总是在会议间隙和会议期间走来走去，这其实是有原因的。这可以帮助他思考，保持创造力，天马行空地想象，这也迫使他花一点时间去……走走路。在开会时，你可以离开座位休息一下，哪怕只有几分钟的时间。
然后是最精彩的想法部分。每当有人提出了一个好的但无法现在实现的想法，每当有人提出了对产品或组织的改进建议，我就会把它们记录下来。所以，在每周的待办事项和任务列表的旁边，我都设置了一块区域，专门用于记录我们迫不及待想要实现的一些想法。我会定期回顾这些内容，看看它们是否仍然适用。这些内容赋予我灵感，令我兴奋，也让我时刻专注于未来。这对团队也是一件好事。他们会看到我很在乎他们的想法，并且知道我会持续地评估这些想法。
所以看看你的日程表，好好规划它，设计它。
我们所有最重要的问题都列在了这些纸上。因此当我在开会或者和人谈话时，我可以快速地浏览这些问题。我们的主要问题是什么？我们的客户有什么问题？这个团队目前面临的最大障碍是什么？下一个重要的里程碑是什么？我们的团队在期限方面做出了何种承诺？
把接下来三到六个月要干的事情写在纸上。
当时很多人都觉得我疯了，到现在仍然有人这么认为。我当时走到哪里都会带着几张纸。这些纸上写的是我们面前每个领域里最重要的里程碑，以及为了达到这些里程碑我们所需要做的一切。这些领域包括工程、人力资源、财务、市场营销，以及设备等各个方面。
写下典型的一天会是什么样的。
我需要冷静下来，找到自己的空间，分清轻重缓急。
坚持一个月。
要把所有事情都记在脑子里是不可能的，总会出现一些新的危机，而旧的忧虑刚走，新的忧虑马上就到。有各种各样需要处理的小事，而它们往往又是一环套一环，牵一发而动全身。这一切就像是一只没有完工的钟表一样，每天都在敲打着我的耳膜。
再坚持六个月。
我们必须证明自己，因此不懈地工作。我的工作是从零开始组建团队，并领导团队从零开始开发iPod。我除了必须盯紧日常的设计和工程工作，还要管理高管的预期，与销售和营销部门合作以确保不重蹈在飞利浦的覆辙。此外，我还要飞到中国台湾监督制造情况，确保我的团队能正确处理压力，每天与乔布斯和其他高管讨论。当然，我也偶尔要补充一下睡眠。
现在开始重新规划你的每天、每周、每月的日程表，把时间花在感受人类的情感上。它可能是你在吃完午饭十分钟后读了一篇有趣的灵媒文章，也可能是六个月后你在一棵棕榈树下休了一个星期的假。你必须规划你的日程安排，包括休息时间。当人们试图打乱它时，你一定不要动摇。
我担心索尼会在圣诞节发布一款音乐播放器，那会让我们的项目变得黯然失色。我也不想卷入苹果公司的内部政治。我们是一个小团队，全靠着核心业务给我们供血，而核心业务团队则承受着巨大的财务压力。其他部门的人也对此有意见，他们不喜欢我们。我能感觉他们一直在盯着我们，他们的刀也早已拔了出来。
几天内或者每一两周内你打算做什么？
没人相信我们能及时完成设计和制造，在圣诞节前就把产品送到顾客手里。那时，我刚刚脱离工作四年之久的飞利浦，而根据从那里得到的经验，我知道一家公司超过90%的项目都会被取消或者干掉。如果你不能迅速做出成绩，如果你的项目遇到问题或者出现拖延，飞利浦就会给你一个突然袭击，它要么准备从你的错误中“拯救业务”，要么就直接从你手里把整个业务劫走（见第7章）。我不知道在苹果公司是否也会是这样，但我不能冒这个险。
每8到12周呢？
在得到乔布斯的批准后，我在2001年4月走进苹果的公司大楼。当时我就知道，我们必须在下一个假日季之前，也就是7个月内设计和制造出iPod。这个疯狂的时限并不是乔布斯给我们设定的，而是由我设定的。乔布斯估计需要12~16个月，这也是所有人的预期。
每6到12个月呢？
一开始这只是苹果公司的一个副业，但在随后的年月中，iPod的重要性变得与Mac旗鼓相当，有时甚至超过后者。全公司都在屏息以待，想看看我们到底能否成功。我们不仅要做一款全新的产品，还要做得非常快。我们既要让产品符合史蒂夫·乔布斯的严格要求，又要让它有着苹果招牌式的赏心悦目，还得让它在商业上获得巨大成功。
从长远来看，你需要规划休假。在短期内，我的建议如下。
通用魔术又是另外一回事。那时，我刚刚踏入职场，而且我只是赶上了通用魔术的崩溃，而不是我造成了它的崩溃。在苹果的情况则完全不同，很难描述我在那里的前几年的压力。特别是在刚开始的时候，我一边经营自己的初创公司，一边做着与苹果约定的工作。我当时是想靠这份工作来养活我的Fuse Systems的团队。当我开始全职参与iPod研发时，我的压力有增无减。
• 每周2~3次——在工作日排除部分日程安排，以便有时间进行思考和反省，进行冥想，阅读你专业之外的主题新闻，什么都可以。它可以与你的工作稍稍沾点边，但绝不应该是完完全全的工作。给头脑一点慢慢思考的时间，学习，保持好奇心，不要总想着工作上各种要处理的麻烦或会议，那些事情永远干不完。
你必须找到一种保持清醒的方法，以避开那些看似必然的任务、会议、计划、问题、进展和恐惧。你必须规划好你的日程表，这样你的身体和大脑才不会被搞得筋疲力尽、面目全非。我是作为一个过来人说这番话的。在通用魔术时，我的身体和精神都陷入了崩溃。人类不能仅靠压力和健怡可乐活着。
• 每周4~6次——锻炼。起床后，去骑车、跑步、举重或上综合训练课，或者只是散散步。我在飞利浦时开始学习瑜伽，并且坚持了20多年，它非常有帮助。你必须让周围的一切安静下来，并专注于做瑜伽的正确姿势。你会对自己的身体更敏感，因此你会立即知道自己是否在状态。找一些类似的事情去做，你会注意到你的身体或情绪是否处于崩溃边缘，并且有机会在事情变得不可收场之前进行自我纠正。
压力在关键时刻浮现，会导致工作和生活的平衡彻底崩坏，这一点大多数人都曾亲身体验过。乔布斯每天过的都是这样的生活。如果你不是乔布斯，如果你必须每时每刻想着工作，但又不想每时每刻想着工作，你就得建立一个系统。
• 好好吃饭——你是一名极限运动员，只不过你的运动是工作，所以要给自己补充能量。不要吃得太多，不要吃得太晚，少吃精制糖，少吸烟，少喝酒，尽量不要让自己的身体感觉像垃圾一样。
有时候我觉得这才是乔布斯休假的原因。他不是为了放松，也不是为了避开苹果，而是为了能够一边陪着家人，一边可以进行长时间的深入思索。乔布斯不会去找什么真正的工作生活平衡，也不允许别人这样做，相反，他要求的是全力以赴。他把苹果变成生活的唯一重心，把其他的一切（除了家庭）抛到了一侧。
有可能这一切只是理论上看起来很棒，实践中完全难以执行，因为你有太多要处理的邮件，更不可能抽出时间去健身房或者充分调整几个月的时间。如果真是这样，你就需要把一件事加到你的待办事项中：招聘一个助理。
有时候这也没什么。真的，有时候这是你唯一的选择。但是绞尽脑汁、整夜苦想工作中的危机，与以非结构化、创造性的方式思考工作，这两者之间有着天壤之别。后者会解放你的大脑，让其停止用循规蹈矩的办法解决老问题。相反，你会让自己的大脑四处搜索，以找到解决问题的新办法。
如果你是一家相当大规模公司的高层（总监或更高级别），管理着一个相当大规模的团队，那么你应该考虑请一个助理。如果你是一家公司的CEO，那你绝对需要一个助理。
很多人都无法将自己的大脑从工作中抽离，乔布斯不过是把这种状况演绎到了极致。我也做不到完全忘记工作。我敢说大多数人都做不到这一点，尤其是当有很多事情要做的时候。不仅是CEO和高管，实际上每个人都有自己的关键时刻。要做的事情太多，而且你知道事情会越来越多，所以即使你没有在工作，你也会想着这些事情。
很多年轻的领导者都不喜欢聘请助理，我年轻时也是如此，聘请助理就像承认自己软弱，更是一名高管装腔作势和完全脱离一线的明显标志。你也不想占别人的便宜，强迫你的助理去做你本该自己做的“繁忙”工作。而且不管怎么说，你也不能在还没找到工程总监或者先把销售岗位填满之前就先招个助理，你有其他的重要事情要办。
这种疯狂、不知疲倦的专注听起来像是苹果公司的另一个传奇——那种只有疯狂的天才才会做的事，事实并非如此。
但作为领导者，你也有自己要做的工作。如果你把大量的时间都用在安排工作会议和整理邮件上，抑或你连这些都没做好，那问题就大了。每个人要么遇到过这样的领导，要么自己就曾经是这样的领导，就是那种工作赶不上进度，两个星期不回邮件，准备参加三场连轴转的会议，结果自己一次都没来的人。他们在日程安排方面毫无章法，以致最后无法完成任何工作。这些人不仅会搞乱自己，也会把团队弄得一团糟，更把整个公司搞得乌烟瘴气。
他放假比上班时还要忙。
不要变成这种人。
休假期的他不用开会，不用操心公司日常，因此很自由。自由到什么程度？自由到无论白天黑夜，都可以畅想苹果的未来，自由到一有什么疯狂想法便随时随地给我们打电话：戴上视频眼镜，用视频版iPod看电影怎么样？行还是不行？他会要求我们马上给出观点，或者快速帮他找到答案，这样他就可以继续完善自己的想法。
如果担心外界对你的观感，你可以只让助理变成一项共享资源。一个能干的助手可以支持三至五个人。他们也可以成为你整个团队的资源，比如帮助安排行程、计算支出或执行一些特殊任务。他们可以帮助每个人。
乔布斯通常一年休假两次，每次休两个星期。在苹果时，我们一直都很害怕他休假。在一开始的48小时，一切风平浪静，但此后你会迎接一场无休无止的电话风暴。
请记住，没有那种可以立即读懂你心思的完美助理。你要找的人不应说你或公司的闲话，但会和团队里的每个人搞好关系，这样他就能把令人担忧的流言蜚语都通报给你。你要找的人应该学习能力很强，只要和他说一次就会都把什么都记住。随着时间的推移，他还要能预知你的需求，并且能够在引起你关注之前就把各种问题解决掉。他可能需要三到六个月的时间来学习如何最有效地为别人提供帮助，届时你会有获得了新的超能力的感觉，就好像你又长了一条腿，或者一天又长了六个小时。
我的建议是：不要像史蒂夫·乔布斯那样休假。
助理不仅仅是你的雇员，也是你的合作伙伴，所以不要被那些把助理当奴才使用的电影蒙骗。我有一个非凡全能、聪明善良的助理叫作维姬，她曾经的雇主有一天突发奇想，说是要吃有机哈密瓜，而且必须马上就吃。当时他在一个非常偏僻的地方，然后维姬就为了一个哈密瓜出去找了好几个小时。助理是一台能够延长你人生的宝贵时间机器，所以这种做法绝对不是一种对待他们的正确方式。
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有时，即使有一个出色的助理，也不够。有时，压力和焦虑以及没完没了的清单与会议会压得你喘不过气。遇到这种情况，你要赶紧离开，出去走走。
为了应对真正工作生活平衡的完全缺失，你需要具备一种明确的组织战略。你需要分清各种事项的轻重缓急。将你需要考虑的所有内容都写下来，并就何时以及如何向团队提出这些内容做好规划，这些都非常重要。否则这些问题会一直萦绕在你的心头，让你得不到一刻放松。
有时，当我知道事情正在不可避免地走下坡路时，我会离开办公室，重新安排我的会议，并对自己说：“今天只是众多日子中的一天，不要让它变得比现在更糟。”
2. 在工作中的个人平衡。你知道自己大部分时间都会用于工作或者思考工作，但还是会创造机会让身体和大脑放松。为了达到某种程度的个人平衡，你需要设置自己的日程表，这样你就有时间做到健康饮食（最好是能和朋友、家人一起），有时间锻炼或者冥想，有时间睡觉，有时间想一想办公室危机之外的事情。
有时，你根本无法像一个人那样工作，更别说做一个领导者了。你需要认识到这种状态，并且抓紧走出这种状态。不要因为沮丧和劳累过度而做出糟糕的决定，要保持清醒，以饱满的热情迎接第二天的到来。
1. 真正的工作生活平衡。这是一种魔幻的半神话状态。在这种状态下，你有时间做所有的事情，包括工作、家庭、爱好、见朋友、锻炼、度假等。工作只是你生活的一部分，且不会影响其他部分。但如果你真是在创业，你真的在带着团队披星戴月、日夜兼程地打造创新产品或服务，或者哪怕只是处于工作的关键时期，你也根本不可能拥有这样的平衡。
这些都不是什么革命性的理论。你可能在小学就学过这些：把你需要做的事情写下来，深呼吸，如果你心烦意乱，就先安静一会儿，多吃蔬菜，多锻炼，多睡觉。但你可能很健忘，我们都很健忘，所以要拿起你的日历，制订计划。有时，你必须没日没夜地工作。没关系，不可能永远如此。但你不能总是用同一把锤子来解决你的所有问题，是时候让你的大脑发散开来了。你可以去找根棍子，或者找台推土机，给你的头脑一些喘息时间。
有两种工作和生活的平衡。
在睡前，你要远离自己的手机，或许还可以做会儿瑜伽。